nhung-rui-ro-khi-su-dung-kem-bao-mat

Lường trước những rủi ro khi sử dụng email thiếu bảo mật

Posted on

Email tên miền riêng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp của một công ty. Hầu hết các thông tin làm việc, thông báo, trao đổi với khách hàng, đối tác thì doanh nghiệp đều dùng email. Nếu không dùng email tên miền riêng công ty, ngoài việc không thể hiện được sự chuyên nghiệp, công ty bạn có thể trở thành tiêu điểm của rất nhiều tác hại khác nhau.

Lường trước những rủi ro khi sử dụng email thiếu bảo mật

1.     Dễ bị kẻ xấu mạo danh

Việc sử dụng email cá nhân để trao đổi thông tin với khách hàng độ rủi ro rất cao. Bất cứ ai cũng có thể tạo một tài khoản tương tự và giả mạo bạn. Sẽ gây ảnh hưởng xấu đến công việc kinh doanh hoặc một vài vấn đề quan trọng về tài chính, nội bộ công ty. Đối với những kẻ có ý đồ ngay từ đầu, bạn sẽ bị lọt vào danh sách mục tiêu và email hoàn toàn có thể bị hack bởi những hacker chuyên nghiệp. Cách tốt nhất để bạn tránh khỏi nguy cơ này là sử dụng email tên miền riêng của công ty. Email doanh nghiệp có khả năng bảo mật rất cao, đồng thời có thể khôi phục dữ liệu khi không may gặp sự cố.

2.    Thiếu chuyên nghiệp, dễ đánh mất khách hàng tiềm năng

Với email cá nhân bạn có thể để đánh mất một đối tác quan trọng chỉ vì email hoặc tên email cá nhân không thực sự nghiêm túc, phù hợp với công việc. Ngoài ra, một vài email với mục đích quảng cáo, khuyến mãi sẽ dễ dàng bị xem là tin nhắn rác và không đủ độ tin cậy nếu dùng email cá nhân.

Email theo tên miền riêng công ty có uy tín luôn luôn nhận được sự tin tưởng lớn hơn từ bất kỳ ai. Dù là khách hàng hay đối tác, khi bạn làm việc dưới danh nghĩa là nhân viên của một công ty họ sẽ dễ dàng tiếp nhận và đánh giá cao sự chuyên nghiệp.

3.    Khó quản lý thông tin, dễ mất dữ liệu vào tay đối thủ

Sự cạnh tranh là điều không thể tránh khỏi khi ngày càng nhiều công ty, doanh nghiệp cùng ngành nghề xuất hiện. Với trường hợp cạnh tranh lành mạnh thì không có gì quá lo lắng ngoài việc không ngừng hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ của mình. Còn với trường hợp cạnh tranh không lành mạnh, email của nhân viên có thể là một kẽ hở khiến công ty bạn mất dữ liệu. Việc thiết lập email tên miền riêng sẽ giúp công ty đồng bộ dữ liệu và quản lý nhân sự dễ dàng hơn. Đồng thời có thể kiểm soát thông tin làm việc qua email và tạm ngưng hoặc hủy email dễ dàng khi có sự thay đổi nhân sự.

4.    Cản trở công việc kinh doanh vì không tương thích với nhiều thiết bị

Nhiều trường hợp công việc cần được giải quyết ngay lập tức, nhưng các loại email thông thường không đủ khả năng tương thích trên nhiều thiết bị khiến cho công việc không thể được xử lý. Chậm trễ có thể gây ảnh hưởng lớn về về kinh tế, đồng thời trong một vài trường hợp nguy hiểm, công ty, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng điêu đứng, ngưng trệ kinh doanh, mất uy tín.

Tất cả những rắc rối trên hoàn toàn có thể gặp phải nếu như doanh nghiệp bạn đang để nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc và trao đổi những thông tin quan trọng của công ty. Để loại bỏ hoàn toàn những nguy cơ này, việc bạn phải làm ngay là sử dụng dịch vụ email tên miền riêng cho doanh nghiệp. Không chỉ tạo nên sự uy tín, chuyên nghiệp mà nó còn bảo mật thông tin, hỗ trợ quản lý nhân sự và có khả năng ứng dụng nhiều chức năng hiện đại hơn.

Có thể dễ dàng nhận thấy sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp ngay từ địa chỉ email mà họ sử dụng, đó là lý do mà email tên miền riêng trở thành sự lựa chọn hoàn hảo cho hầu hết các công ty. Có rất nhiều cách để tạo email tên miền riêng nhưng theo các con số thống kê, người ta nhận thấy Gmail doanh nghiệp theo tên miền công ty – một dịch vụ email do Google cung cấp nhận được sự đánh giá khá cao của người dùng do sự phổ biến và những tính năng đa dạng: Dung lượng lớn lên tới 15GB/1user, dễ dàng nâng cấp lên gói dung lượng lớn hơn lên tới 100GB

Một số lưu ý để sử dụng email tên miền riêng an toàn và hiệu quả

Cần phải xác định được User quản trị hệ thống email tên miền riêng bởi đó là cơ sở để thiết lập lại tất cả các thông tin của hệ thống khi có rủi ro phát sinh.

Cần bảo mật thông tin User quản trị tránh để kẻ xấu lợi dụng làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp như thay đổi user và pssword đăng nhập, công khai các thông tin kinh doanh và các chiến lược hoạt động. Do đó, tốt nhất không nên sử dụng user quản trị để làm việc và giao dịch.

Cần bảo mật thông tin tên miền bởi đó là cơ sở để tùy chỉnh lại user và password cũng như lấy lại các thông tin trong hệ thống.

Cần chú ý thời hạn sử dụng của tên miền, tránh trường hợp tên miền hết hạn gây gián đoạn các giao dịch.

Trên đây là những rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng email cá nhân miễn phí thiếu chuyên nghiệp khó đồng bộ quản lý và có nguy cao về bảo mật. Với những rủi ro kể trên về việc không sử dụng email tên miền riêng, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy vô cùng lo sợ về việc bảo mật thông tin cũng như uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mình. Tầm quan trọng của email tên miền riêng to lớn hơn bạn nghĩ rất nhiều. Hãy đăng ký gói dịch vụ để sử dụng ngay nếu doanh nghiệp bạn chưa sử dụng email doanh nghiệp. Hoặc xem xét, kiểm tra và hạn chế những khuyết điểm mà email của mình mắc phải. Để từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý email trong doanh nghiệp mình.

Bạn tốn hàng giờ để thu thập thông tin khách hàng, kẻ gian chỉ mất 01 phút để có được thông tin của bạn. Hãy liên hệ ngay hotline 0986.468.288 để được tư vấn một giải pháp email tên miền chuyên nghiệp và bảo mật ngay hôm nay.

Bài viết liên quan:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *